(Be)rnds Blog

Tja – nun ist es doch passiert: Ich bin mit GTD umgezogen auf ein anderes System. Bereits früher habe ich schon einmal mit RTM (Remember the milk) experimentiert, dann aber wieder verworfen. Nachdem ich mich zwischenzeitlich sehr für OmniFocus begeistert habe, hat mich ein Hinweis von “macoholic” wieder zu RTM zurück gebracht: Es gibt eine sehr schöne Implementation für das iPhone namens ToDo (Achtung: Es gibt mehrere Apps mit diesem Namen!).

Meine Randbedingungen: Ich habe am Arbeitsplatz und natürlich auch zu Hause ständig Internet-Zugang. Weiterhin soll Offline ein Zugriff über iPhone möglich sein. OmniFocus kann dies – RTM allerdings auch.

Zu RTM gibt es einen sehr schönen Artikel von Andi Meyer aus der Schweiz, in dem beschrieben wird, wie man GTD mit RTM gut umsetzen kann. Ich kann den Artikel nur empfehlen – klasse! Auf RTM selbst möchte ich hier auch nicht ausführlich eingehen, nur so viel: Die Performance als reine Web-Applikation ist wirklich sehr gut, es macht Spaß, damit zu arbeiten. Bei Projekten kann es etwas unübersichtlich werden, es kann deshalb sein, dass Projekte als eigene Liste angelegt werden müssen, weil das “Tagging” nicht ausreicht. Die Vergabe der “Tags” ist m.E. eines der großen Vorteile von RTM (Things kann das übrigens auch). Dadurch ist es möglich, die Aktionen beliebig zu sortieren, auch ist es möglich, jeder Aktion mehrere Tags zuzuordnen, was die Sache sehr flexibel macht. RTM kann umsonst genutzt werden, probiert es doch selbst einmal aus!

Wer sich den pro-Account gönnt (25 $ pro Jahr, also zzt. etwa 16 €), erhält zusätzliche Flexibilität: etwa eine für das iPhone optimierte Oberfläche oder die Möglichkeit, mit der iPhone-App ToDo Daten austauschen zu können. Aber der Reihe nach.

Dieses Bild zeigt den “Startbildschirm” der für das iPhone optimierten Darstellung von RTM. Zunächst gibt es die drei Dringlichkeitskategorien “Heute”, “Morgen” und “Diese Woche”, danach die drei Standard-Ansichten “Listen”, “Tags” und “Orte”. Die Darstellung ist sehr übersichtlich und, wie erkennbar, in Deutsch.

Dieser Screenshot zeigt die Listenansicht. Die Listen können in der Webapplikation sehr komfortabel verwaltet werden, es ist jedoch auch hier möglich, Änderungen vorzunehmen.

Oben ist schließlich ein einzelner Eintrag (Aktion) zu sehen mit den verschiedenen Einstellmöglichkeiten. Auch auf dem iPhone reagiert das Programm sehr schnell. Voraussetzung ist natürlich, dass ein Internetzugang besteht. Dabei ist EDGE völlig ausreichend.

Eine weitere Möglichkeit, auf dem iPhone zu arbeiten, ist das sehr übersichtliche und stringente Programm “ToDo” (7,99 € im App-Store). Wie bereits beschrieben ist für die Synchronisation ein RTM-pro-Account notwendig. Ich habe das Ganze jetztfünf Tage getestet, die Synchronisation läuft ohne Probleme. Das liegt auch daran, dass ToDo lediglich die Datenbank der Web-Applikation abbildet, ein Abgleich “über mehrere Ecken” (wie bei OmniFocus und Things) findet nicht statt. Dadurch ist die Datensicherheit sehr hoch. Man muss lediglich beim Starten von ToDo die Synchronisation anstoßen sowie beim Beenden.

ToDo ist in Englisch, was aber kein Problem darstellt (es sei denn, man ist der Sprache überhaupt nicht möchtig). Der Startbildschirm (“All”) zeigt die Dringlichkeitsansicht: Aktionen für heute (“Today”), morgen (“Tomorrow”), nächste Woche (“Next Seven Days”) und zukünftig (“Future”). Der Pfeil links unten löst die Synchronisation aus, das Icon rechts führt zu den Einstellungen. Dazwischen ist zu erkennen, wann die letzte Synchronisation stattgefunden hat. In allen Ansichten können Aktionen als erledigt “abgehakt” werden sowie neue Aktionen hinzugefügt werden.

Hier ist die Listenansicht zu sehen mit der anzeige, wie viele Aktionen sich auf den einzelnen Listen befinden.

Dieser Screenshot zeigt schließlich die Einstellmöglichkeiten für eine einzelne Aktion. Es können alle Einstellungen für RTM vorgenommen werden: Bezeichnung, Typ (Normal, Anruf, E-Mail, URL), Fälligkeitsdatum, Wiederholung, zugehörige Liste, Priorität und Notizen. Die Ansichten sind extrem schnell und übersichtlich. Allein die Möglichkeit, die Aktionen nach “Tags” zu ordnen, fehlt – dies sollte sicherlich in späteren Versionen noch hinzugefügt werden.

Die Synchronisation von ToDo ist sehr schnell. Auch dies führt dazu, dass mein Vertrauen zu der Anwendung sehr hoch ist. Da die für iPhone optimierte Darstellung bereits sehr gut ist, stellt sich die Frage, ob man ToDo eingentlich braucht. Ich denke schon: Es bleibt eine kleine Unsicherheit, alle Daten einem Web-Programm anzuvertrauen. Was ist, wenn der Server in die Knie geht oder gar ein Gau die Daten zerstört? Gut, dass es für diesen Fall noch ToDo gibt …

Fazit: Ich bin umgestiegen auf RTM mit ToDo – braucht es mehr Argumente von meiner Seite?

Zu der Frage, wie GTD mit einem Mac und iPhone funkioniert, habe ich einen Erfahrungsbericht im GTD-Forum geschrieben, den ich hier zitiere:

1. OmniFocus auf dem Mac und dem iPhone funktionieren sehr gut. Ich hatte zwischenzeitlich dann doch mal Probleme mit der Synchronisation. Das lag daran, dass ich OmniFocus sowohl auf dem Mac als auch auf dem iPhone geöffnet hatte. Das klappt nicht, da die Synchronisation nicht “intelligent” stattfindet. Auf dem iPhone wird immer die zentrale Datenbank auf dem Server beim Start geöffnet und die lokale damit überschrieben. Dann muss man aufpassen, dass am Ende wieder ein Sync mit der Server-Datenbank stattfindet. Öffnet man z. B. zwischenzeitlich OmniFocus am Mac, welches jede Minute mit der Serverdatenbank synchronisiert, dann gibt es Kuddelmuddel. Also: Mit dem iPhone wie beschrieben verfahren, dann klappt die Sync sehr gut.

2. Es lohnt sich, zu dem OmniFocus/Mac das kleine Handbuch zu lesen (siehe weiter oben). Mit den Perspektiven kann ich sehr gut arbeiten – aber man muss sich daran gewöhnen. Hier liegt m. E. auch der Hauptunterschied zu Things: Dort sind die Kategorien von GTD bereits alle vordefiniert. Wer sich also genau an das Buch von David Allen hält, wird mit Things gut klar kommen. Ich mag es lieber etwas flexibler, deshalb bevorzuge ich OmniFocus. Aber das ist – wie gesagt – Geschmacksache.

3. Ich arbeite folgendermaßen: Auf dem Mac ist sozusagen der “Hauptarbeitsplatz”. Da ich im Büro einen PC (*iih*) habe, mache ich die Planung und regelmäßige Kontrolle der Aktionen und Projekte zu Hause am Mac. Das finde ich nicht weiter schlimm, denn eigentlich ist der tägliche zeitliche Aufwand (<= 15 Minuten) überschaubar. Das iPhone nutze ich unterwegs und im Büro für die Ãœbersicht und zum “Abhaken”. In gewissem Umfang ist auch eine Erfassung mit dem iPhone möglich.

4. Für die täglich INBOX im Büro nutze ich einen Atoma-Block mit verschiedenen Zetteln (blanko A4, Sitzungsnotizen vorgedruckt, Notizzettel A7). Das geht nicht anders. Ich kann nicht in Sitzungen auf dem iPhone herumhacken. Abends werden die Dinge in OmniFocus übertragen und kategorisiert. Wie bereits geschrieben ist der Aufwand überschaubar.

5. Womit wir beim Thema “GTD-Inseln” wären. Es gibt noch eine weitere: das Outlook-System im Büro. Dies ist so umfgangreich, dass ich es nicht für sinnvoll erachte, es in das OmniFocus-System komplett zu übertragen. Vor allem, weil ich dann doch einige Dinge ausdrucken müsste, und das will ich ja gerade nicht. Demnach habe ich die Ordnerstruktur im Outlook komplett auf GTD umgestellt (dafür gibt es hier im Forum einige Anregungen – vielen Dank dafür!). “Kleinere” Dinge, die keine umfangreichen Texte als Anhänge enthalten, übertrage ich nach OmniFocus und lege sie im Outlook in einen speziellen Ordner ab, alles andere verbleibt in Outlook. Seit der neuen iPhone-Software auch kein großes Problem: Mein Arbeitgeber hat ein Exchange-System, der Abgleich funktioniert hervorragend, ich habe auch auf diese GTD-Insel immer Zugriff, weiterhin erfolgt ein problemloser Abgleich mit dem Kalender auf dem iPhone.

So, viel Text – ich hoffe, es ist verständlich. Rückfragen, Verbesserungsvorschläge etc. gerne willkommen!