GTD mit Mac und iPhone
Zu der Frage, wie GTD mit einem Mac und iPhone funkioniert, habe ich einen Erfahrungsbericht im GTD-Forum geschrieben, den ich hier zitiere:
1. OmniFocus auf dem Mac und dem iPhone funktionieren sehr gut. Ich hatte zwischenzeitlich dann doch mal Probleme mit der Synchronisation. Das lag daran, dass ich OmniFocus sowohl auf dem Mac als auch auf dem iPhone geöffnet hatte. Das klappt nicht, da die Synchronisation nicht “intelligent” stattfindet. Auf dem iPhone wird immer die zentrale Datenbank auf dem Server beim Start geöffnet und die lokale damit überschrieben. Dann muss man aufpassen, dass am Ende wieder ein Sync mit der Server-Datenbank stattfindet. Öffnet man z. B. zwischenzeitlich OmniFocus am Mac, welches jede Minute mit der Serverdatenbank synchronisiert, dann gibt es Kuddelmuddel. Also: Mit dem iPhone wie beschrieben verfahren, dann klappt die Sync sehr gut.
2. Es lohnt sich, zu dem OmniFocus/Mac das kleine Handbuch zu lesen (siehe weiter oben). Mit den Perspektiven kann ich sehr gut arbeiten – aber man muss sich daran gewöhnen. Hier liegt m. E. auch der Hauptunterschied zu Things: Dort sind die Kategorien von GTD bereits alle vordefiniert. Wer sich also genau an das Buch von David Allen hält, wird mit Things gut klar kommen. Ich mag es lieber etwas flexibler, deshalb bevorzuge ich OmniFocus. Aber das ist – wie gesagt – Geschmacksache.
3. Ich arbeite folgendermaßen: Auf dem Mac ist sozusagen der “Hauptarbeitsplatz”. Da ich im Büro einen PC (*iih*) habe, mache ich die Planung und regelmäßige Kontrolle der Aktionen und Projekte zu Hause am Mac. Das finde ich nicht weiter schlimm, denn eigentlich ist der tägliche zeitliche Aufwand (<= 15 Minuten) überschaubar. Das iPhone nutze ich unterwegs und im Büro für die Ãœbersicht und zum “Abhaken”. In gewissem Umfang ist auch eine Erfassung mit dem iPhone möglich.
4. Für die täglich INBOX im Büro nutze ich einen Atoma-Block mit verschiedenen Zetteln (blanko A4, Sitzungsnotizen vorgedruckt, Notizzettel A7). Das geht nicht anders. Ich kann nicht in Sitzungen auf dem iPhone herumhacken. Abends werden die Dinge in OmniFocus übertragen und kategorisiert. Wie bereits geschrieben ist der Aufwand überschaubar.
5. Womit wir beim Thema “GTD-Inseln” wären. Es gibt noch eine weitere: das Outlook-System im Büro. Dies ist so umfgangreich, dass ich es nicht für sinnvoll erachte, es in das OmniFocus-System komplett zu übertragen. Vor allem, weil ich dann doch einige Dinge ausdrucken müsste, und das will ich ja gerade nicht. Demnach habe ich die Ordnerstruktur im Outlook komplett auf GTD umgestellt (dafür gibt es hier im Forum einige Anregungen – vielen Dank dafür!). “Kleinere” Dinge, die keine umfangreichen Texte als Anhänge enthalten, übertrage ich nach OmniFocus und lege sie im Outlook in einen speziellen Ordner ab, alles andere verbleibt in Outlook. Seit der neuen iPhone-Software auch kein großes Problem: Mein Arbeitgeber hat ein Exchange-System, der Abgleich funktioniert hervorragend, ich habe auch auf diese GTD-Insel immer Zugriff, weiterhin erfolgt ein problemloser Abgleich mit dem Kalender auf dem iPhone.
So, viel Text – ich hoffe, es ist verständlich. Rückfragen, Verbesserungsvorschläge etc. gerne willkommen!