Immer auf der Suche nach „dem optimalen GTD-System“ (ich habe mir sagen lassen, dass dies eine Krankheit von den meisten GTD-Anhängern ist), bin ich nach diversen Systemen (Things, RTM, OmniFocus, …) jetzt seit einigen Wochen bei Life Balance gelandet. Das Programm ist nicht neu, es gibt es schon seit geraumer Zeit für Windows, Mac und Palm – und jetzt auch für das iPhone.
Die Oberfläche ist längst nicht so chic wie bei Things oder Omnifocus. Die iPhone-App kommt ebenfalls etwas spröde daher. Auch ist das Programm nicht gerade billig, weshalb ich es lange Zeit gar nicht in Betracht gezogen habe. Aber inzwischen bin ich von Life Balance überzeugt. Die Bilder zu diesem Beitrag folgen übrigens mit Erklärungen nach dem Text.
Was unterscheidet das Programm von anderen? Die Oberfläche ist, wie gesagt, eher spartanisch. Im Wesentlichen handelt es sich um Listen, die man abhaken kann, ganz ohne Schnickschnack (lest noch mal das Buch von David Allen – dann wisst ihr, warum dieser Ansatz genau richtig ist). „Outline“ ist die Sammel- und Planungsoberfläche. Hier werden einfach alle Ideen und Aufgaben eingetragen, in einer Hierarchie, die man selber festlegt. Dies sind zunächst einmal die „Lebensbereiche“ – bei mir z. B. „privat“, „dienstliche“, „Kirche“, „Familie“ und „für mich“. In dieses grobe Raster werden alle Dinge in weiteren Sub- und Sub-sub-Strukturen eingetragen. Hier ist das System sehr flexibel. Nur die Festlegung der „Lebensbereiche“ sollte man sich gut überlegen – dazu später mehr.
Zu jeder Aufgabe legt man generell fest:
- die Beschreibung oder den Namen der Aufgabe
- wo die Aufgabe eingeordnet ist (d. h. die nächst höhere Beschreibung)
- die Wichtigkeit (oder Priorität)
- den Ort
- den Zeitpunkt, entweder offen, als Datum oder in einem Kalender
- den notwendigen Aufwand (von einfach bis komplex)
- weitere Notizen zu der Aufgabe
Damit sind wir auch schon beim zweiten Bereich: Der To-do-Liste. Mit der Wichtigkeit und dem Aufwand wird „intelligent“ festgelegt, an welcher Stelle der To-do-Liste die Aufgabe später auftaucht – und natürlich mit dem Zeitpunkt. Gefiltert wird nach dem Ort. Dies alles passt hervorragend mit dem GTD-Prinzip zusammen. Ich habe eine ganze Zeit produktiv damit gearbeitet und es funktioniert bestens.
Der dritte Bereich ist die Verwaltung der Orte – auch hier ist es möglich, Hierarchien festzulegen und somit Orte unter einem Oberbegriff zusammen zu fassen.
Der vierte Bereich nennt sich Life Balance. Anhand der erledigten Aufgaben in einem festzulegendem Zeitraum (voreingestellt ist hier 4 Wochen) wird ein Diagramm erzeugt, welches als Tortendiagramm anzeigt, welchen Anteil die einzelnen Lebensbereiche an den erledigten Aufgaben haben. Hier kann man sehr schnell erkennen, wo man in der letzten Zeit am meisten Mühe investiert hat – und kann sich entsprechend Gedanken machen, ob das denn so richtig ist …
Wie schon gesagt, das Programm verzichtet auf jeglichen grafischen Schnickschnack. Auch wird das Mac-Programm schon länger entwickelt und wirkt ausgereift, während das iPhone-Programm noch ein paar Macken hat (die Eingabe einer neuen Aufgabe ist unnötig kompliziert, in der Übersicht der To-do-Liste fehlt das Fälligkeitsdatum, die Synchronisation funktioniert leider nur über WiFi). Aber ich hoffe, dass die Entwickler hier noch nachlegen, derzeit ist eine Beta unterwegs (aber es wird nicht verraten, was umgesetzt ist …). Das Programm ist komplett auf Englisch, aber auch mit Grundkenntnissen kommt man hier sicherlich klar.
Ich kann das Programm gerne empfehlen!
Dieses Bild zeigt den ersten Reiter „Outline“. Hier werden die Aufgaben gesammelt und geplant. Rechts die Einstellmöglichkeiten, hier am Beispiel einer Aufgaben, die zu einem bestimmten Zeitpunkt fällig wird. Darunter die Kalenderansicht.
Und so sieht das Ganze auf dem iPhone aus – die „Outline“-Übersicht.
Dies ist die Ansicht der To-do-Liste. Links die Aufgaben zum „Abkreuzen“, die rechte Seite bleibt unverändert, d. h. es ist von jeder Ansicht aus möglich, die Aufgaben zu bearbeiten. Hinter den Aufgaben sind Termine zu sehen – und es ist hier auch gut die „intelligente Sortierung“ zu sehen: Keineswegs ist der terminlich dringendste Eintrag auch immer an erster Stelle. Die Sortierung erfolgt unter Berücksichtigung der eingegebenen Kriterien (Zeitpunk, Aufwand und Wichtigkeit).
Dieses Bild zeigt die To-do-Liste auf dem iPhone. Mit dem Button „i“ wird der Ort geändert, mit Update werden die Aufgaben aktualisiert (passiert beim Neustart des Programms automatisch).
Die Ansicht der „Orte“. Rechts ist zu sehen, dass Orte unter einem Oberbegriff subsummiert werden können.
Die „Life Balance“-Ansicht mit den beiden Tortendiagrammen: links die gewünschte Verteilung, rechts die aktuelle. Darunter die zuletzt erledigten Aufgaben. Diese Liste muss manuell gelöscht („purge“) werden.
Und hier die Tortendiagramme auf dem iPhone.
Hier noch die Agenda-Ansicht auf dem iPhone, die der Kalenderansicht auf dem Mac entspricht. Agenda ist eine übersichtliche Ansicht in der Reihenfolge, wie die Aufgaben in den Kalender eingetragen wurden.
Natürlich ist es auch möglich, die Einträge mit iCal zu synchronisieren, auch kann man sich bei den terminierten Einträgen auf dem Mac warnen lassen. Auf dem iPhone geht dies nicht, was mit den Einschränkungen von Apple zusammen hängt.
Für das Mac-Programm gibt es eine Trail-Version – was für das iPhone leider nicht möglich ist.
